Job Description

Adjoint(e) administratif du vice-président, marché des entreprises Québec

En quoi consiste le rôle ?

Le titulaire du poste appuiera le vice-président, marché des entreprises Québec, en soutenant les activités de planification, d’élaboration, de coordination et de mise en œuvre des projets stratégiques. Vous coordonnerez la correspondance (écrite et verbale) des clients et des employés pour le v.-p., vous appuierez la résolution de problèmes et traiterez les problèmes faisant l’objet d’un recours hiérarchique. Vous tiendrez l’emploi du temps de votre supérieur, y compris pour les réunions de vente, et vous coordonnerez les voyages et les réservations nécessaires liées aux déplacements. Vous pourrez également assister aux rencontres planifiées aux fins de transcription.

Autres fonctions :

Rassembler et préparer des relevés spécifiques ou des présentations à l’aide des outils et ressources disponibles.

Aider à la planification annuelle et établir le budget de l’équipe des services commerciaux.

Renseigner d’autres employés du service d’exploitation sur PC et, au besoin, signaler les besoins généraux de maintenance de l’immeuble.

Commander les fournitures requises par le service, au besoin.

Coordonner les besoins et les déménagements en matière d’ordinateurs et de mobilier.

Préparer et traiter les dossiers des employés du service.

Gérer les frais professionnels du v.-p. et de l’équipe ; s’assurer que les demandes de remboursement des frais professionnels sont correctement codées et soumises en temps opportun aux fins de vérification et d’approbation dans le système de remboursement des dépenses.

Agir à titre de préposé à la prévérification des relevés de dépenses du service au nom du v.-p. afin d’aider à l’approbation de toutes les dépenses de l’équipe.

Outre le soutien apporté au vice-président, l’adjoint administratif apportera un soutien administratif aux équipes respectives.  Le titulaire de ce rôle agit comme point de contact désigné pour les membres de l’équipe et les partenaires internes.

Vos tâches

- S’occuper des horaires pour assurer une gestion efficace du temps afin que toutes les activités requises puissent être entreprises.

- Maintenir de nombreux points de contact (messages téléphoniques, comptes de courriel, courrier entrant) pour le v.-p., combler des besoins précis et s’assurer que les questions prioritaires sont portées à l’attention du vice-président ou répondre à la correspondance en son nom, au besoin.

- Organiser et animer des réunions liées au travail et effectuer d’autres tâches pour de nombreux intéressés, coordonner les conférences téléphoniques et les événements de groupe (réunions stratégiques, réunions multifonctionnelles, groupes de discussion, etc.), aviser les participants aux événements et confirmer leur présence, préparer les ordres du jour et le matériel de soutien, organiser les installations et faire appel à des services de restauration.

- Effectuer diverses tâches administratives telles que photocopier et télécopier des documents, commander et gérer les fournitures de bureau, superviser le déménagement de bureaux, répondre au téléphone et assurer le service informatique.

- Rédiger des lettres, des notes de service, des feuilles de calcul, des rapports et autres documents, au besoin.

- Offrir un soutien téléphonique pour d’autres formes de soutien administratif

- Aider le personnel administratif de la direction à maintenir diverses relations avec des fournisseurs/contacts.

De quoi avez-vous besoin pour réussir ?

Exigences

- Expérience pertinente en matière de soutien auprès de la haute direction.

- Bilinguisme (français et anglais).

- Aptitudes et connaissances exhaustives des pratiques de l’entreprise et du secteur bancaire.

- Connaissance approfondie des applications MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) et de la gestion de projets.

- Souci du détail, excellent sens de l’organisation et capacité de mener de front plusieurs tâches.

- Capacité de travailler avec efficacité auprès des membres de la direction de niveaux divers.

- Capacité de travailler dans un environnement axé sur le travail d’équipe.

- Excellentes aptitudes pour la communication.

- Capacité à faire preuve d’un bon jugement et à prendre des initiatives

- Bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication (orale et écrite).

- Sens de l’initiative et aptitude à travailler avec un minimum de supervision.

- Grande aptitude pour la gestion du temps.

Qu’est-ce que vous y gagnerez ?

Nous donnons notre pleine mesure, pensons autrement pour poursuivre notre croissance, et collaborons afin d’offrir des conseils fiables qui contribueront à la réussite des clients et à la prospérité des collectivités. Nous nous soucions du bien-être de chacun et nous sommes déterminés à réaliser notre plein potentiel, à favoriser l’essor des collectivités et à contribuer à la réussite de tous.

Occasions d’apprentissage tout au long de votre carrière

Ressources faciles d’accès en matière de carrière

Possibilités de carrière diversifiées

RBC exige, à titre de condition d’emploi, que tous les candidats retenus aux États-Unis ou au Canada soient entièrement vaccinés contre la COVID-19 avant leur date d’entrée en fonction. Il est possible qu’ils aient à présenter une preuve vaccinale. Des mesures raisonnables d’adaptation sont offertes lorsque la loi l’exige